يحمل العمل من المنزل العديد من المزايا، مثل توفير الوقت والجهد المبذول في التنقل، ومرونة تنظيم الوقت، وحرية تصميم بيئة عمل مثالية. ومع ذلك، يواجه العاملون عن بُعد تحديات عديدة، مثل الحفاظ على التركيز والتنظيم وسط مُلهيات المنزل.
وللتغلب على هذه التحديات وتحقيق النجاح، يحتاج العاملون عن بُعد إلى أدوات فعّالة، مثل التطبيقات التي تُسهّل التواصل وتنظيم المشاريع والتعاون مع أعضاء الفريق وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
1. أدوات التواصل والتعاون
سواء كنت تعمل بشكل مستقل أو ضمن فريق مُتباعد جغرافيًا، فإن الأدوات التي تردم الهوة التي تسببها المسافة وتضمن بيئة عمل فعّالة هي ضرورة مُلحة.
وتُصمم العديد من الأدوات لتوفير خيارات مُتعددة للتواصل، مثل الرسائل الفورية ومؤتمرات الفيديو والتعاون على المستندات في الوقت الفعلي.
- الفرق: يُعد تطبيق Slack خيارًا شائعًا للفرق، حيث يُتيح إنشاء “قنوات” للمحادثات المُنظمة حسب الموضوع، مثل “تحديثات الموارد البشرية” أو “إعلانات الإدارة”. كما يُسهّل مشاركة الملفات وإدارة المهام ويتكامل مع تطبيقات الإنتاجية.
- العمل الحر: يُمكن للأفراد الذين يعملون بشكل مستقل استخدام تطبيقات مثل Skype أو Zoom أو Google Meet لعقد اجتماعات الفيديو السريعة بسهولة.
ذو صلة | كيف تجعل مساحة العمل في منزلك صحية؛ وتزيد الإنتاجية؟
2. إدارة المشاريع
يحتاج العاملون عن بُعد الذين يُديرون عدة مشاريع لعملاء مُختلفين إلى نظام يُحافظ على سير العمل بسلاسة.
وتُساعد أدوات إدارة المشاريع على تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام يومية أصغر، وتحديد المواعيد النهائية بفعالية، ومُتابعة التقدم المُحرز. كما تُتيح مُشاركة المشاريع والأهداف مع أعضاء الفريق لضمان التوافق على المهام والمسؤوليات.
- Notion: تُعد منصة Notion خيارًا شائعًا لإدارة المشاريع، حيث تُقدم ميزات مثل المُلاحظات وقواعد البيانات واللوحات والتقويمات. كما تُتيح استخدام قوالب جاهزة أو إنشاء قوالب مُخصصة، بالإضافة إلى إمكانية استخدام إضافات Chrome لتحسين تجربة الاستخدام.
3. إدارة الملفات
يُعد تنظيم الملفات وضمان سهولة الوصول إليها أمرًا ضروريًا للعاملين عن بُعد. وتُساعد أنظمة إدارة الملفات عبر الإنترنت على تخزين الملفات ومُشاركتها والعمل عليها بطريقة مُنظمة، مع إمكانية الوصول إليها من أي جهاز وفي أي وقت.
كما تُتيح مُتابعة التغييرات التي تطرأ على المستندات والرجوع إلى الإصدارات السابقة وإدارة أذونات الوصول.
- Dropbox و Google Drive: يُعد Dropbox و Google Drive من الخيارات الشائعة لإدارة الملفات. ويُقدم Dropbox واجهة بسيطة لسحب وإفلات الملفات وتخزينها، بينما يتكامل Google Drive مع تطبيقات إنشاء المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية المجانية من Google.
اقرأ | منافع العمل عن بعد للشركات والأفراد
4. إدارة الوقت
يُمكن أن يكون من السهل فقدان مُتابعة الوقت عند العمل من المنزل. وتُساعد تطبيقات إدارة الوقت على تخطيط الأيام وتحديد أولويات المهام وتحديد مواعيد نهائية معقولة.
- Toggl: يُتيح هذا التطبيق تتبع الوقت الذي تقضيه في كل مهمة من خلال تشغيل وإيقاف المؤقتات عند التبديل بين المهام.
- RescueTime: يُتتبع هذا التطبيق الوقت الذي تقضيه في كل تطبيق على جهازك طوال اليوم، مما يُساعدك على اتخاذ قرارات مُستنيرة حول كيفية قضاء يومك.
5. الصحة والعافية
يُعد تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية أمرًا ضروريًا للعاملين عن بُعد. وتُساعد تطبيقات الصحة والعافية على تحديد أولويات الصحة أثناء إدارة العمل، مثل تذكيرك بأخذ فترات راحة وممارسة التمارين الذهنية وشرب الماء.
- Headspace: يُقدم هذا التطبيق تمارين التنفس والتأمل وغيرها من التمارين لبدء يومك بنشاط وتجديد ذهنك في فترة ما بعد الظهر، بالإضافة إلى قصص النوم لتحسين تجربة النوم.
- Calm: يُقدم هذا التطبيق تمارين وتأملات حرة لتجديد الذهن بسرعة.
6. الشبكات الافتراضية الخاصة (VPN)
إذا كنت تستمتع بالعمل في المقاهي أو المكتبات أو أي مكان عام آخر، فقد تحتاج إلى تأمين اتصالك بالإنترنت باستخدام شبكة افتراضية خاصة (VPN).
وتُساعد الشبكات الافتراضية الخاصة على حماية بياناتك الشخصية والمهنية من خلال إنشاء نفق آمن ومُشفّر لأنشطتك عبر الإنترنت.