بسم الله الرحمن الرحيم

المقال تكملة لسلسلة نظم تدفق العمل ويمكن قراءة الجزء الأول من هنا

مكونات تدفق العمل :

يمكن وصف تدفق العمل دائماً بإستخدام تقنيات تخطيط التدفق ( رسمية أم غير رسمية ) ، توضح إتجاه تدفق البيانات من خلال خطوات المعاملة " العملية " ، مكونات تدفق العمل يمكن أن صنف ضمن إحدى هذه الفئات الثلاث :

•  وصف للمدخلات : بيانات ، مستندات ، وثائق أو أي مصدر لازم إنهاء هذه الخطوة من المعاملة .
•  قواعد للتنقل ، خوارزميات واللتي قد تنفذ بناء على اللوائح و النظم ( بشرية ، إجرائية) أو على شروط وحدود وقواعد حاسوبية أو خليط من النوعين .
•  وصف للمخرجات : بيانات أو مستندات أو أي مخرجات من هذه الخطوة وتكون عبارة عن مدخلات لخطوة تالية .

يمكن دمج التصنيفات الثلاث فقط في حالة كانت مخرجات الخطوة السابقة تساوي بالضبط متطلبات ( مدخلات ) الخطوة التالية ، وبالنسبة للخوارزميات فتستخدم غالياً في حال كان لكل عملية أو خطوة تالية أكثر من إحتمال (مسار) وفق شرط معين أو مجموعة من الشروط .

الفكرة الأساسية في نظم إدارة تدفق العمل :
الفكرة الأساسية في عمل نظام إدارة تدفق عمل هي الفصل بين المعاملات " العمليات" و المصادرو التطبيقات ، والتركيز على إمداد المعاملة "العملية " كوحدة واحدة بكل ما تحتاجه وعدم التركيز على محتوى المهام المنفردة كما في الشكل التالي .

 كيف يعمل نظام تدفق العمل ( تقليدياً ) ؟

 كيف يعمل نظام تدفق العمل ( أتوماتيكياً ) ؟

 بنية نظم إدارة تدفق العمل :

أنواع نظم تدفق العمل :
نظم وتطبيقات إدارة تدفق العمل تقسم إلى أريعة أصناف ، ك لصنف يختلف عن الأخر بشكل رئيسي من خلال آلية النقل المستخدمة لتوجيه خطوات تنفيذ المعاملة " العملية " ، والأصناف الأربعة هي :

1- أنظمة تدفق العمل الإنتاجية ( Production Workflow Systems ) :

• مقدمة : هذا النوع من الأنظمة تكون الجزء التقليدي من السوق ، ويعتبر هذا النوع هو أول أنواع الأنظمة في هذا المجال تطبيقاً ، هذه الأنظمة تقوم تقوم بتوجيه الملفات والمستندات والإستمارات باكثر من شكل خلال المنظمة التي تعمل هذه الانظمة من خلالها ، تخزن الوثائق نموذجياً في نقطة مركزية مع توفير تدقيق عند إستخراج أو إدخال الوثائق مع نسخة أصلية للتوثيق والمقارنة .
• إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : بشكل عام توفر هذه الأنظمة إمكانيات وظيفية أكثر وأوسع من الأنظمة الأخرى ، ويمكن تشغيلها على نطاق واسع ضمن شبكة حاسوبية أو من خلال بيئة حاسوبية كما أنها توفر إمكانيات ضخمة للتعديلات في البينة الأساسية لها .
• سلبيات هذا النوع من الأنظمة : بشكل عام تعتبر تكاليف توظيف مثل هذه الأنظمة ضخمة مقارنة بالانظمة الاخرى .
• خلفية عن الجانب الوظيفي : تتشابه أنظمة تدفق العمل في هدفها وهو في تقليص وتخفيض مساحة العمل المكتبي اليدوي ( الأوراق ) ، نظام تدفق العمل الإنتاجي يتطلب التعامل مع الورق مرة واحدة فقط وهي عند عملية مسح البيانات من الإستمارة أو المستند وإدخالها إلى النظام .
• الأنظمة الفعلية ( الجزئية ) التي تكون نظام تدفق بيانات إنتاجي قياسي وناجح هي : إدارة الصور ، إدارة قواعد البيانات ، إدارة المستندات ، إدارة النماذج والإستمارات ، إدارة بيانات المنتج ، إدارة المشاريع ، المراسلات الإلكترونية ، خدمات الإنترنت والإنترانت ، خدمات التجارة الإلكترونية .

2- أنظمة تدفق عمل المراسلات ( Massaging-based Workflow Systems ):

•  مقدمة : تدعى هذه الانظمة في بعض المراجع بأنظمة تدفق البيانات الإدارية ، يعتبر هذ االنوع واحد من أصغر أنظمة تدفق البيانات حيث يقوم بتوجيه الوثائق والمراسلات داخل منظمة معينة إلكترونياً بإستخدام مخدم بريد إلكتروني .
•  إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : بما أن المراسلات تعتمد على مخدم بريد إلكتروني ( نظام بريد ) ، فبالتالي كلفة توظيف مثل هذه الانظمة عادة تكون قليلة التكلفة ، يمكن توظيف مثل هذه الأنظمة بأقل كلفة زمنية ووظيفية حيث لا تتطلب إلى إلا القليل من التدريب.
•  سلبيات هذا النوع من الأنظمة : مثل هذا النوع من الأنظمة يفتقر إلى شمولية و مرونة أنظمة تدفق العمل الإنتاجية ،كما أنها عادة تفتقر إلى بعض الأنظمة ( الفرعية ) مثل نظام إدارة الوثائق ، بالإضافة إلى أن مخدمات البريد الإلكترني اللتي تستخدمها مثل هذه الأنظمة غير متوفرة في المؤسسات ( تستخدم مخدمات أخرى لا يدعمها نظام تدفق عمل المراسلات) .
•  خلفية عن الجانب الوظيفي لهذه الأنظمة : يمكن تقسيم مثل هذه الانظمة إلى ثلاثة أنظمة فرعية فقط وهي : نظام مراسلات إلكتروني ، نظام إدارة نماذج وإستمارات ، نظام إدارة قواعد البيانات. يتم إنشاء الإستمارات بأداة مستقلة وتم تناقل هذه الإستمارات بين الأشخاص المخولين بذلك تسمح لهم بتغيير وتحديث حقول هذه الإستمارة حسب صلاحياتهم وعند الإنتهاء من المعاملةتخزن في قاعدة البيانات .

3- أنظمة تدفق العمل على الإنترنت ( Web-based Workflow Systems ) :

• مقدمة : يعتبر هذا النوع من الأنظمة الأكثر تطوراً وأزدهاراً هذه الأيام ، بتوظيفه للشهرة اللتي حصل عليها من إنطوائه تحت منظومة الإنترنت حيث يوظف هذه البيئة لتوفير بيئة لنظام تدفق عمل بكامل إمكانياته.
• إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : معظم المنظمات والمؤسسات تملك البنية التحتية اللازمة لتطبيق مثل هذه الأنظمة ، بالطبع يرجع الفضل في ذلك إلى الإنترنت .
• سلبيات هذا النوع من الأنظمة : يعتبر الجانب الأمني أحد أهم عيوب مثل هذه الأنظمة ، بالإضافة إلى أن التحديث في بنية هذه الأنظمة يعتبر مطلب دائم لمواكبة التطور الهائل لشبكة الإنترنت ( سلاح ذو حدين ؟ ).
• خلفية عن الجانب الوظيفي لهذه الأنظمة : على عكس الأنظمة السابقة تمثل متطلبات تطبيق مثل هذا النظام معقولة حيث كل ما يتطلبه عمل مثل هذه الأنظمة هو إنترنت ،مخدم إنترنت ، متصفح إنترنت ، محرك تدفق عمل .

4- طقم أنظمة تدفق العمل ( Suite-based Workflow Systems ) 

• مقدمة : يمكن وصف هذا النوع من انظمة تدفق البيانات على أنه عبارة عن حزمة من البرامج اللتي تدير العمل في مؤسسو أو منظمة ما مثل معالج الطباعة ، العروض التقديمية ، برامج الجدولة ، وبرامج إدارة البريد الإلكتروني واللتي تتكامل مع بعضها البعض لإنتاج نظام تدفق عمل نموذجي مصغر .
•  إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : عادة مثل عند الرغبة في توظيف هذا النوع من الأنظمة لا تكون هناك حاجة فعلية لطرف ثالث ( مستشار أو خبير أو أخصائي ) بالإضافة إلى التناسب بين سعرها والخدمات اللتي توفرها .
•  سلبيات هذا النوع من الأنظمة : العديد من هذا النوع من الأنظمة لا يوفر إمكانية التكامل مع أنظمة أخرى بالإضافة إلى إستحالة تطبيقه على نطاق واسع .
•  خلفية عن الجانب الوظيفي لهذه الأنظمة : تتشابه آلية العمل في مثل هذه الانظمة مع أنظمة تدفق عمل المراسلات إلا أن هذه الأنظمة عادة ما تطبق في الاجهزة الشخصية لأجهزة الموظفين ويمكن تقسيمها إلى نظامين فرعيين الأول إدارة الاعمال الروتينية بناء على مجموعة من الأوامر المعرفة مسبقاُ والثاني على مجموعة من الأدوات اللتي توفر إمكانية إستقبال الأوامر والإعدادات الخاصة بهذه الانظمة وتكييفها على هذا النظام .

أنتهى

الجزء الثالث بعد عدة أيام فأنتظرونا.

مواضيع مشابهة:

1. (1) نظم تدفق العمل Workflow Management Systems
2. أنظمة الإدارة | Management Systems
3. النظم الخبيرة – Expert Systems

في ظل التوسع السريع والمضطرد في قطاعات الأعمال والتجارة أصبح الإهتمام بجوانب جودة وكفاءة الخدمة المقدمة من قبل المؤسسات أمراً محورياً لضمان الإحتفاظ بعملائها الحاليين و كذلك عدم التفريط بالعملاء المتوقعين ،إلا أن الآلية التقليدية المتبعة في هذه المؤسسات لتسيير أعمالها سواء الداخلية أو التي تتواصل مع العملاء مباشرة عانت دائماً من قصور حتى أنها أعتبرت
دائما كحلقة الضعف في سلسلة الإجرائات الإدارية المتبعة في هذه المؤسسات .

وكنتيجة لما سبق فقد ظهرت تقنية جديدة تغلبت على معظم المشاكل التي تواجه المؤسسات في تسيير أعمالها وهو ما سنتكلم عنه إن شاء الله في هذه التدوينة المكونة من خمس أجزاء ، نفصل من خلال هذه الأجزاء كافة الجوانب التعريفية لكافة تفاصيل هذه التقنية والتي تبنتها مؤسسات عالمية وعربية مرموقة ..

ما هو ال ( Workflow ) ؟

- لا يوجد مصطلح علمي ” عربي “معتمد يصف هذا المصطلح الاجنبي إلا أنه جرت العادة على تقسيم هذا المصطلح إلى جزئين وترجمة كل جزء على حدة للوصول إلى معنى يعبر بشكل كافي عن المعنى المقصود به من المطلح الاجنبي حيث يترجم الجزء الأول

- ( Work ) بـ “عمل” أما الجزء الثاني ( flow ) فيترجم بـ “تدفق” لنحصل على ترجمة مقبولة للمصطلح الأصلي وهي ” تدفق العمل ” ، وتجدر الإشارة إلى أنه سيتم إستخدام هذه الترجمة في هذا التقرير .

-  يمكن تعريف تدفق العمل ببساطة على أنه حركة الوثائق أو المستندات أو الإستمارات والمهام المتعلقة بها لأداء معاملة عمل معينة . 

-  يتم تنفيذ هذه الخطوات وفق ترتيب معين ووفق مجموعة من النظم والشروط للحصول على نتيجة .(تابعوا المقال بعد الفاصل )

ما هو ال ( Workflow Management System ) ؟

 بحسب الطريقة السابقة تم ترجمة هذا المصطلح الاجنبي إلى ” نظم إدارة تدفق العمل ” . و هي عبارة عن حزمة من البرامج والتطبيقات والتي تستخدم لدعم وإدارة وإجراء
” تدفق عمل ” . 

 إن العديد من هذه الأنظمة توفر إمكانية القيام بعملية تقييس وتحليل لعملية , ” تدفق عمل ” معينة للحرص على معرفة نقاط الضعف أو المشاكل اللتي تواجه هذا الإجراء وبالتالي التغلب عليها لضمان سير عملية أو إجراء ” تدفق العمل ” على أفضل وجه ممكن .

 معظم هذه الأنظمة تتكامل مع أنظمة أخرى كأنظمة قواعد البيانات ، البريد الإلكتروني … إلخ ، هذا التكامل يوفر بنية و أساس قوي لتوثيق جميع الإجراءات أو عمليات
” تدفق العمل ” ، بالإضافة إلى توفير إمكانية إستفادة ( تكامل ) أنظمة أخرى مع النظام الحالي .

مميزات نظم إدارة تدفق العمل :

- أدوات للتعريف بالمعاملات :

أداة إما رسومية أو نصية للتعريف بمعاملة معينة ( جديدة ) .
أي حدث أو أجراء ضمن معاملة يجب أن ينتمي إلى موظف ضمن حدود متطلبات المعاملة أو بجهاز يؤدي وظيفة معينة خاصة بالمعاملة .

- المحاكاة والنمذجة :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية لمحاكاة ونمذجة ( عمل نماذج من الأجهزة والإجرائات والشروط والموظفين ) لبيئة العمل الخاصة بمعاملة معينة ، لفحص وإختبار جودة الأداء في حدود بسيطة قبل طرحه للإستخدام .

- إنشاء معاملة جديدة والتحكم بها :

طلب معاملة جديدة ( من قبل العميل ) وتسييرها وفقاً للإجرائات والخطوات المترافقة مع هذه المعاملة ” تدفق العمل “.

- آليه لإتخاذ القرار :

توجد شروط أو قوانين خاصة بكل عملية أو إجراء أو خطوة تقوم بها هذه العملة توضح كيفية الربط بين هذه الخطوات وربط المتطلبات الخاصة بها وإتخاذ القرارات وفقاً لهذه الشروط .

- توجيه الوثائق :

تمكن هذه الميزة من إضافة التعليقات والتعليمات من أي من المستخدمين أو الأجهزة الخاصة بنظام تدفق العمل واللتي تدلل على شيء معين ، هذه الخدمة لا تؤثر إطلاقاً على المستند الأصلي .

- الأدوات المضمنة :

مجموعة من البرامج والأدوات الإضافية اللتي قد تكون هناك حاجة لإستخدامها في تنفيذ خطوة معينة تتعلق بهذه المعاملة مثل معالج الكلمات أو معالج الصور أو غيره من الادوات الإعتيادية ( التقليدية ) .

- توفير قوائم بالأعمال والمهام :

ضمن حدود نظام إدارة تدفق العمل يوجد مجموعة من الأشخاص والأجهزة التي تقوم بإتمام خطوة ضمن الخطوات المخصصة لإنهاء معاملة معينة كل جزء من هذه المنظومة قد يصل له أكثر من مهمة لأدائها في نفس الوقت ، هذه الأداة تقوم بترتيب هذه المهام وفق أهميتها ونوعها .

- تنفيذ الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً :

يمكن تنفيذ مجموعة من الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً ، ككتابة رسالة مثلاً أو إرسال طلب إلى طرف أخر في المنظومة لإنهاء إجراء معين .

- منبه للأحداث المتعلقة بمعاملة معينة :

قد تتطلب بعض الإجرائات تفاعل معين من قبل صاحب المعاملة مثلاً التوقيع على مستند معين أو دفع رسوم معينة أو إعلامه بإنتهاء المعامله كل هذه الإجرائات واخرى متعلقة تنفذ من قبل هذه الاداة .

- موزع للرسائل والبريد :

أداة توفر خدمة لإرسال وإستقبال الرسائل والبريد ضمن حدود المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” .

- مراقب الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة :

يمكن النظام من متابعة الإجرائات والمواعيد الخاصة بكل معاملة خطوة بخطوة أولاً بأول .

- الوصول إلى معلومات من خلال الإنترنت :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية الوصول ومتابعة المعاملات من خلال الإنترنت ، بالإضافة إلى توفير إمكانية أداء أو الإطلاع على معلومات وشروط وأخداث متعلقة بمعاملة معينة دون الحاجة إلى الحضور الشخصي إلى المؤسسة.

- الإدارة والأمان :

توفير نظام متكامل لإدارة المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” من خلال التحكم وتوزيع الصلاحيات الأمنية والتنفيذيه والتحكم بعملية النسخ الإحتياطي والإستعادة والعمليات الأمنية ومراقبة النظام وكل ما يخص الإدارة والأمان .

|| أنتهى الجزء الأول أتمنى أن يلاقي هذا الجزء القبول والتشجيع ( هذي أول تدوينه لي ) وأي إستفسار أنا جاهز…

أخوكم أحمد النيب
 

مواضيع مشابهة:

1. (2) نظم تدفق العمل Workflow Management Systems
2. أنظمة الإدارة | Management Systems
3. Flowdock: أداة تعاونية بين أفراد فريق العمل