تولد الأحداث والمؤتمرات الرائعة عندما تتقابل فكرة رائعة مع فريق ذو شغف قوي ونشاط لا نهائي لتنفيذ هذه الفكرة، لكن في إدارة الأحداث والمؤتمرات، الشغف والنشاط لا يكفيان. فأنت تحتاج إلى العديد من الأدوات المناسبة والتي وظيفتها مساعدتك على التخطيط والتنظيم والتنفيذ للحدث أو الفكرة.
في هذه القائمة بالأسفل سنضع بين يديك مجموعة من التطبيقات (الخدمات) الهامة التي ستساعد في تنظيم الحدث الخاص بك، وتقليل الجهد المبذول من الفريق وتسهيل الاتصال بين أفراده بسرعة، وفي الوقت نفسه تقليل خطر وجود مشاكل أو أخطاء، بمعنى آخر ستساعدك هذه الأدوات على تنظيم الحدث بالشكل الذي تحلم به.
تطبيقات قوقل للأعمال
تحتوي قائمة التطبيقات هذه على كلًا من (بريد قوقل، وقوقل درايف، والتقويم، والهانج آوتس) لإدارة الملفات ومشاركة الملفات والتعاون المشترك بين فريق العمل.
فكّر في تطبيقات قوقل للأعمال كأنّها المكتب ومفكّرة الأعمال اليومية الخاصة بك، فمن خلالها يُمكنك أنت وفريق شركتك تخزين الملفات ومشاركتها والتعاون في العمل عليها. كما تساعدك في تنظيم جميع جوانب العمل وتسهيل الوصول إليه وتحريره أو التعديل عليه، كل هذا من خلال أي جهاز ذكي على مدار العام.
تحتوي حزمة تطبيقات قوقل العادية على خدمة البريد الإلكتروني، والتقويم، ومستندات قوقل بالإضافة إلى بقية تطبيقات قوقل درايف، كما يوجد الكثير من الإضافات الأخرى لهذه التطبيقات ترفع من قدرتها، بعض هذه الإضافات مجانية والبعض الآخر مدفوع. ويبدأ قوقل درايف بسعة تخزين 15 جيجابايت مجانية.
Weemss
تساعدك هذه الخدمة في موقع المؤتمر أو الحدث ومبيعات التذاكر والتسجيل وحجوزات المقاعد وقبول المدفوعات الإلكترونية وغيرها من الأشياء المتعلقة بالحدث.
إن اعتبرنا تطبيقات قوقل للأعمال هي المكتب والمفكرة، يمكننا اعتبار Weemss بمثابة مقر الشركة، فمن خلاله يمكنك إنشاء صفحة الويب الخاصة بالمؤتمر وإنشاء نظام لمبيعات التذاكر والتسجيل للحدث عبر الإنترنت.
ما يميز هذه الخدمة أنّ كل شيء يسير بصورة تلقائية، بمجرد إنشاء حدث داخل التطبيق يُمكن للحضور شراء التذاكر واستقبالها تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني، ثم تصلك بعدها معلومات عن هذه الحجوزات وتذهب أموالها إلى حسابك تلقائيًا. كما يشمل Weemss على بعض المميزات مثل حجز المقاعد وإدارة الجوائز.
Mailchimp
للتسويق عبر البريد الإلكتروني.
كي تُبقي جميع المُسجلين على علم بالتحديثات الخاصة بالحدث أولًا بأول، مثل وجود مُتحدث جديد أو الحصول على راعي جديد للحدث أو حتى تغيير جدول المواعيد الخاص بالحدث. بدلًا من إرسال هذه التحديثات يدويًا في كل مرة إلى جميع عناوين البريد الإلكتروني المسجلة لديك، تحدث هذه العملية تلقائيًا عبر خدمة Mailchimp التي يُمكنك استخدامها مجانيًا حتى 2,000 مشترك بالقائمة البريدية يُمكنهم استقبال حتى 12,000 بريد إلكتروني شهريًا.
أبرز المميزات في خدمة Mailchimp هو مجانيتها وسرعة الإرسال واختبار فعالية التسويق بالبريد الإلكتروني.
Hootsuite
للبقاء على تواصل وإدارة حسابات الشبكات الاجتماعية.
نقع جميعًا في فخ إضاعة الوقت على الشبكات الاجتماعية خاصةً عند وجود أكثر من حساب على أكثر من شبكة اجتماعية واحدة، في النهاية ستجد بضعة ساعات ضائعة ما بين نشر التحديثات والتواصل مع المستخدمين على هذه الشبكات.
مع تطبيق Hootsuite يُمكنك إدارة جميع حساباتك على الشبكات الاجتماعية من مكان واحد، ويمكنك أيضًا جدولة المنشورات، ومراقبة التحليلات الخاصة بها وتأثيرها على المستخدمين لمعرفة أيّها أكثر تفاعلًا. يوجد للخدمة إصدار مجاني لكنّه غير كافي في رأي وستحتاج دومًا للترقية.
يوجد بالطبع الكثير من الأدوات الأخرى التي يُمكنها مساعدتك في إدارة مؤتمراتك وأحداثك المختلفة، إذا كان لديك بعضها يُمكنك عرضها علينا بالتعليقات مع شرح بسيط حتى نُحقق الاستفادة الكاملة.