لماذا يجب على منشأتك التحويل للأرشفة الإلكترونية ؟

وثَّق_2

يشغل قسم الأرشفة التقليدية في المنشآت والقطاعات الحكومية والخاصة حيزاً كبيراً من اهتمام المنشأة والقائمين عليها، كما يشكل عبئاً كبيراً عليها حيث يتم حفظ الأوراق والملفات والوثائق المختلفة بطرق تقليدية، يصاحبها الكثير من الجهد وتوفير المكان اللازم لحفظها وأرشفتها، كما أن هذه الطريقة يشوبها الكثير من مخاطر ضياع الأوراق أو تلفها، عوضاً عن الوقت اللازم لاسترجاعها عند الحاجة.

وقد ظهر في السنوات الأخيرة مع التطور التقني والمعلوماتي؛ مفهوم الأرشفة الإلكترونية، وملخص فكرته وجود برنامج حاسوبي أو إلكتروني يوفر ميزات لمسح المستندات ضوئياً (عبر الماسح الضوئي الاسكانر) ثم حفظها إلكترونياً في ملفات مختلفة وفق ترتيب معين يحدد حسب حاجة المنشأة، ومن أهم البرامج العربية حالياً هو برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية حيث يتميز بأنه برنامج مفتوح المصدر وبه الكثير من المميزات المفيدة للمنشآت سواء الخاصة أو الحكومية.

مشاكل الأرشفة التقليدية

لأن تحديد أصل المشكلة هو نصف الحلِّ، إليكم أهم مشاكل الأرشفة التقليدية التي ما يزال الكثير من المنشآت الخاصة والحكومية تستخدمه:

  1. تلف المستندات وفقدان الكثير منها في كثير من الأحيان بسبب التداول اليدوي لها بين الموظفين ومختلف الإدارات.
  2. جميع عمليات الحفظ والأرشفة والاسترجاع يتم الاعتماد فيها على قدرات فردية للموظفين القائمين على الأرشفة، مما يجعلها مقصورة على أفراد ومعتمدة على الخبرات الشخصية.
  3. تعدد الأجزاء الخاصة بالمستندات بين أكثر من إدارة معنية، وعلى سبيل المثال، يتم تقسيم المناقصة إلى جزء مالي وجزء فني، مما يجعل استرجاع موضوع متكامل الأطراف لا يتم بالدِّقَةِ المطلوبة.
  4. كثرة نسخ الوثيقة ليمكن تداولها بين الأشخاص المعنيين بالموضوع.
  5. تعرض المستندات للتلف، وتغير اللون، وعوامل الطبيعة مثل الأتربة والتآكل بسبب بعض الحشرات.
  6. عدم وجود نُظُم أمان وسريَّة مُحْكَمَة على المُسْتَنَدَات.
  7. ضياع الكثير من الأوقات والجهود بسبب مشاكل استرجاع المستندات والمعلومات، وعدم الوصول إلى كل أطراف الموضوع والبيانات والمستندات الخاصة به في الوقت المُناسب لاتِّخَاذِ إجراء أو قرار فيه.

حلول الأرشفة الإلكترونية

حتى تكون الدورة المستندية داخل كل إدارة أو قسم تعمل بصورة أكثر مرونة من الأرشفة التقليدية. كان لابُدّ من حلولٍ تتناسب مع المشاكل سالفة الذكر، حيث تعتمد هذه الحلول على ركيزتين أساسيتين تقوم عليهما عملية الأرشفة الإلكترونية، وهما:

أ. بناء ذاكرة مؤسساتية تكاملية.

ب. تطوير أسلوب أداء الأعمال.

هناك القليل من البرامج العربية الاحترافية التي تسعى لجمع الحلول والمميزات اعتمادًا على هاتين الركيزتين، لكننا سنعرض عليكم ستة حلول تقنية لمشاكل الأرشفة التقليدية السابقة على أحد البرامج المميزة والاحترافية في هذا المجال، وجميع هذه الحلول يتم طرحها هنا من خلال الاستفادة من برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية أحد البرامج العربية الرائدة في هذه المجال:

الحل الأول

تجميع مستندات ووثائق المنشأة بصورة متكاملة، حيث يستطيع برنامج الأرشفة من احتواء معظم صيغ الملفات والوثائق التي تقوم المنشأة بأرشفتها، من خلال نافذة بسيطة ترفع من خلالها هذه الملفات، وحفظها في شبكة ملفات (مجلدات) مرتبة حسب احتياجات الإدارات المختلفة في المنشأة.

1

الحل الثاني

إمكانية استرجاع الملفات والبحث عنها بطريقة سهلة وسريعة، حيث يتمكن الموظف المسئول عن الأرشفة من استرجاع واستعراض وطباعة أي مستند من خلال البحث بأكثر من طريقة مما يوفر الكثير من الوقت والجهد ويزيد من الإنتاجية.

 2

الحل الثالث

توفير شاشة معلومات عند أرشفة المستند، حيث يتمكن الموظف المسئول عن الأرشفة من إدخال كل المعلومات عن المستند المؤرشف ودرجة أهميته وكل هذا يساعد على المدى الطويل من معرفة أصل المستند ويسهل أيضاً في عملية البحث لاحقاً عنه.

 3

الحل الرابع

توليد باركود لكل ملف مؤرشف، مع إمكانية طباعته ووضعه على الملفات المؤرشفة سواء كانت الملفات صادرة أم واردة.

 4

الحل الخامس

هناك ملفات تكون مهمة جداً، أو سرية جداً ولا يحق لجميع المستخدمين من الاطلاع عليها، لذلك توفر برامج الأرشفة الإلكترونية مثل برنامج وثق ميزة التحكم بالصلاحيات للمستخدمين، ويقوم المدير أو الشخص المسئول بمنح صلاحيات محددة لكل المستخدمين بحيث يبقي الملفات السرية لمن لديهم الصلاحية فقط.

 5

الحل السادس

الوصول السهل للبرنامج من جميع الأجهزة الخاصة بالموظفين الذين لديهم صلاحية لاستخدامه، ونقصد بالوصول السهل هو أن البرنامج لا يشترط تركيبه على جميع أجهزة المستخدمين، بل يكتفى بتركيبه على جهاز واحد فقط ثم يتم الدخول له عبر الشبكة.

6

وختامًا، فإن المؤسسات في عصر التقنية بحاجة إلى تسخير كل ما هو تقني لإنجاز مهامها في أقل وقت مُمْكِن، وفي مضمار الأرشفة الإلكترونية، يحتل الصدارة في هذا المجال برنامج وثق للأرشفة الإلكترونية، ويمكن معرفة الكثير عن البرنامج من خلال زيارة موقع البرنامج على الإنترنت.


  • زهرة اللوتس
  • Ramy Oraby

    http://www.idoxsoft.com شركة بالكويت والسعودية ومصر. عربية عملت برنامج ارشفة الكتروني ممتاز اسمه idox . . شكرا 🙂

  • عبدالعزيز اليعقوب

    برنامج وثق ممتاز ، نستخدمه لدينا في العمل ، والشركة القائمة على البرنامج في الرياض ولديهم تجاوب مع جميع استفساراتنا .

تعليقات عبر الفيسبوك