(2) نظم تدفق العمل Workflow Management Systems

بسم الله الرحمن الرحيم

المقال تكملة لسلسلة نظم تدفق العمل ويمكن قراءة الجزء الأول من هنا


مكونات تدفق العمل :

يمكن وصف تدفق العمل دائماً بإستخدام تقنيات تخطيط التدفق ( رسمية أم غير رسمية ) ، توضح إتجاه تدفق البيانات من خلال خطوات المعاملة " العملية " ، مكونات تدفق العمل يمكن أن صنف ضمن إحدى هذه الفئات الثلاث :

  •  وصف للمدخلات : بيانات ، مستندات ، وثائق أو أي مصدر لازم إنهاء هذه الخطوة من المعاملة .
  •  قواعد للتنقل ، خوارزميات واللتي قد تنفذ بناء على اللوائح و النظم ( بشرية ، إجرائية) أو على شروط وحدود وقواعد حاسوبية أو خليط من النوعين .
  •  وصف للمخرجات : بيانات أو مستندات أو أي مخرجات من هذه الخطوة وتكون عبارة عن مدخلات لخطوة تالية .

يمكن دمج التصنيفات الثلاث فقط في حالة كانت مخرجات الخطوة السابقة تساوي بالضبط متطلبات ( مدخلات ) الخطوة التالية ، وبالنسبة للخوارزميات فتستخدم غالياً في حال كان لكل عملية أو خطوة تالية أكثر من إحتمال (مسار) وفق شرط معين أو مجموعة من الشروط .

الفكرة الأساسية في نظم إدارة تدفق العمل :
الفكرة الأساسية في عمل نظام إدارة تدفق عمل هي الفصل بين المعاملات " العمليات" و المصادرو التطبيقات ، والتركيز على إمداد المعاملة "العملية " كوحدة واحدة بكل ما تحتاجه وعدم التركيز على محتوى المهام المنفردة كما في الشكل التالي .

 كيف يعمل نظام تدفق العمل ( تقليدياً ) ؟

 كيف يعمل نظام تدفق العمل ( أتوماتيكياً ) ؟

 بنية نظم إدارة تدفق العمل :

 

أنواع نظم تدفق العمل :
نظم وتطبيقات إدارة تدفق العمل تقسم إلى أريعة أصناف ، ك لصنف يختلف عن الأخر بشكل رئيسي من خلال آلية النقل المستخدمة لتوجيه خطوات تنفيذ المعاملة " العملية " ، والأصناف الأربعة هي :

1- أنظمة تدفق العمل الإنتاجية ( Production Workflow Systems ) :

  • مقدمة : هذا النوع من الأنظمة تكون الجزء التقليدي من السوق ، ويعتبر هذا النوع هو أول أنواع الأنظمة في هذا المجال تطبيقاً ، هذه الأنظمة تقوم تقوم بتوجيه الملفات والمستندات والإستمارات باكثر من شكل خلال المنظمة التي تعمل هذه الانظمة من خلالها ، تخزن الوثائق نموذجياً في نقطة مركزية مع توفير تدقيق عند إستخراج أو إدخال الوثائق مع نسخة أصلية للتوثيق والمقارنة .
  • إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : بشكل عام توفر هذه الأنظمة إمكانيات وظيفية أكثر وأوسع من الأنظمة الأخرى ، ويمكن تشغيلها على نطاق واسع ضمن شبكة حاسوبية أو من خلال بيئة حاسوبية كما أنها توفر إمكانيات ضخمة للتعديلات في البينة الأساسية لها .
  • سلبيات هذا النوع من الأنظمة : بشكل عام تعتبر تكاليف توظيف مثل هذه الأنظمة ضخمة مقارنة بالانظمة الاخرى .
  • خلفية عن الجانب الوظيفي : تتشابه أنظمة تدفق العمل في هدفها وهو في تقليص وتخفيض مساحة العمل المكتبي اليدوي ( الأوراق ) ، نظام تدفق العمل الإنتاجي يتطلب التعامل مع الورق مرة واحدة فقط وهي عند عملية مسح البيانات من الإستمارة أو المستند وإدخالها إلى النظام .
  • الأنظمة الفعلية ( الجزئية ) التي تكون نظام تدفق بيانات إنتاجي قياسي وناجح هي : إدارة الصور ، إدارة قواعد البيانات ، إدارة المستندات ، إدارة النماذج والإستمارات ، إدارة بيانات المنتج ، إدارة المشاريع ، المراسلات الإلكترونية ، خدمات الإنترنت والإنترانت ، خدمات التجارة الإلكترونية .

2- أنظمة تدفق عمل المراسلات ( Massaging-based Workflow Systems ):

  •  مقدمة : تدعى هذه الانظمة في بعض المراجع بأنظمة تدفق البيانات الإدارية ، يعتبر هذ االنوع واحد من أصغر أنظمة تدفق البيانات حيث يقوم بتوجيه الوثائق والمراسلات داخل منظمة معينة إلكترونياً بإستخدام مخدم بريد إلكتروني .
  •  إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : بما أن المراسلات تعتمد على مخدم بريد إلكتروني ( نظام بريد ) ، فبالتالي كلفة توظيف مثل هذه الانظمة عادة تكون قليلة التكلفة ، يمكن توظيف مثل هذه الأنظمة بأقل كلفة زمنية ووظيفية حيث لا تتطلب إلى إلا القليل من التدريب.
  •  سلبيات هذا النوع من الأنظمة : مثل هذا النوع من الأنظمة يفتقر إلى شمولية و مرونة أنظمة تدفق العمل الإنتاجية ،كما أنها عادة تفتقر إلى بعض الأنظمة ( الفرعية ) مثل نظام إدارة الوثائق ، بالإضافة إلى أن مخدمات البريد الإلكترني اللتي تستخدمها مثل هذه الأنظمة غير متوفرة في المؤسسات ( تستخدم مخدمات أخرى لا يدعمها نظام تدفق عمل المراسلات) .
  •  خلفية عن الجانب الوظيفي لهذه الأنظمة : يمكن تقسيم مثل هذه الانظمة إلى ثلاثة أنظمة فرعية فقط وهي : نظام مراسلات إلكتروني ، نظام إدارة نماذج وإستمارات ، نظام إدارة قواعد البيانات. يتم إنشاء الإستمارات بأداة مستقلة وتم تناقل هذه الإستمارات بين الأشخاص المخولين بذلك تسمح لهم بتغيير وتحديث حقول هذه الإستمارة حسب صلاحياتهم وعند الإنتهاء من المعاملةتخزن في قاعدة البيانات .

3- أنظمة تدفق العمل على الإنترنت ( Web-based Workflow Systems ) :

  • مقدمة : يعتبر هذا النوع من الأنظمة الأكثر تطوراً وأزدهاراً هذه الأيام ، بتوظيفه للشهرة اللتي حصل عليها من إنطوائه تحت منظومة الإنترنت حيث يوظف هذه البيئة لتوفير بيئة لنظام تدفق عمل بكامل إمكانياته.
  • إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : معظم المنظمات والمؤسسات تملك البنية التحتية اللازمة لتطبيق مثل هذه الأنظمة ، بالطبع يرجع الفضل في ذلك إلى الإنترنت .
  • سلبيات هذا النوع من الأنظمة : يعتبر الجانب الأمني أحد أهم عيوب مثل هذه الأنظمة ، بالإضافة إلى أن التحديث في بنية هذه الأنظمة يعتبر مطلب دائم لمواكبة التطور الهائل لشبكة الإنترنت ( سلاح ذو حدين ؟ ).
  • خلفية عن الجانب الوظيفي لهذه الأنظمة : على عكس الأنظمة السابقة تمثل متطلبات تطبيق مثل هذا النظام معقولة حيث كل ما يتطلبه عمل مثل هذه الأنظمة هو إنترنت ،مخدم إنترنت ، متصفح إنترنت ، محرك تدفق عمل .

4- طقم أنظمة تدفق العمل ( Suite-based Workflow Systems ) 

  • مقدمة : يمكن وصف هذا النوع من انظمة تدفق البيانات على أنه عبارة عن حزمة من البرامج اللتي تدير العمل في مؤسسو أو منظمة ما مثل معالج الطباعة ، العروض التقديمية ، برامج الجدولة ، وبرامج إدارة البريد الإلكتروني واللتي تتكامل مع بعضها البعض لإنتاج نظام تدفق عمل نموذجي مصغر .
  •  إيجابيات هذا النوع من الأنظمة : عادة مثل عند الرغبة في توظيف هذا النوع من الأنظمة لا تكون هناك حاجة فعلية لطرف ثالث ( مستشار أو خبير أو أخصائي ) بالإضافة إلى التناسب بين سعرها والخدمات اللتي توفرها .
  •  سلبيات هذا النوع من الأنظمة : العديد من هذا النوع من الأنظمة لا يوفر إمكانية التكامل مع أنظمة أخرى بالإضافة إلى إستحالة تطبيقه على نطاق واسع .
  •  خلفية عن الجانب الوظيفي لهذه الأنظمة : تتشابه آلية العمل في مثل هذه الانظمة مع أنظمة تدفق عمل المراسلات إلا أن هذه الأنظمة عادة ما تطبق في الاجهزة الشخصية لأجهزة الموظفين ويمكن تقسيمها إلى نظامين فرعيين الأول إدارة الاعمال الروتينية بناء على مجموعة من الأوامر المعرفة مسبقاُ والثاني على مجموعة من الأدوات اللتي توفر إمكانية إستقبال الأوامر والإعدادات الخاصة بهذه الانظمة وتكييفها على هذا النظام .

أنتهى

الجزء الثالث بعد عدة أيام فأنتظرونا.

  • بارك الله فيك
    معلومات قيمة

    • أحمد النيب

      حياك الله أخي محمد فتحي
      أتمنى أن تكون إستفدت من الجزء الثاني

      أخوك

  • Haitham Al-Haj

    بارك الله فيك على هذة المعلومات الرائعة.و بإنتظار الجزءالقادم,ودوماً إلى الأمام.

    أخوك هيثم

  • فائزة

    لو سمحتوا اريد مساعدتي لعمل تدفق البيانات لمشروع التأمين البحري
    اريد المساعدة ضروري

  • عهود مسلم

    شكرا على المعلومات

  • Fathi

    بارك الله فيك ولو سمحت لدى طلب اذا كان بالإمكان مساعدتك لي وهو كيفية عمل ال work flow في الشير بوينت ولنفرض لأي قسم من اقسام الشركة وليكن قسم IT وشكراً

  • Fathi

    السلام عليكم ورحمة الله وبراكاته
    ولو سمحت هل من الممكن مساعدتك لي في عمل ال work flow في الشير بوينت لأي قسم من اقسام الشركة وليكن على سبيل المثال قسم IT.
    وشكراً

  • wfms

    السلام عليكم

    فكرة wfms

    هو توزيع العمل لدى الفنييين بحسب الزوووون المخصص لكل فني

    اتمنى وصلت الفكرة

  • هدى

    اريد اسم احد هذه الانضمة واين تم تطبيقه فعلا واسم المقع الذي يمكن تنزيله منه اذا ممكن بلليسس ……………………..هدى

  • baraa ababneh

    بارك الله فيك يا أخي بس بدي أعرف تعريف أشكال تدفق الوثائق مش العمل الرجاء الرد بأسرع وقتي لأنه عندي بكرة شرح عنها بدي التعريف

  • ملاك الحماد

    شكرا جزيلا على المعلومات القيمة وننتضر منكم كل ما هو مفيد

  • صالح نافع

    شكرا على هذه المشاركة القيمة.
    وهل هناك برامج متخصصة بهذا المجال؟
    شكرا لك

تعليقات عبر الفيسبوك