(1) نظم تدفق العمل Workflow Management Systems

 

في ظل التوسع السريع والمضطرد في قطاعات الأعمال والتجارة أصبح الإهتمام بجوانب جودة وكفاءة الخدمة المقدمة من قبل المؤسسات أمراً محورياً لضمان الإحتفاظ بعملائها الحاليين و كذلك عدم التفريط بالعملاء المتوقعين ،إلا أن الآلية التقليدية المتبعة في هذه المؤسسات لتسيير أعمالها سواء الداخلية أو التي تتواصل مع العملاء مباشرة عانت دائماً من قصور حتى أنها أعتبرت
دائما كحلقة الضعف في سلسلة الإجرائات الإدارية المتبعة في هذه المؤسسات .

وكنتيجة لما سبق فقد ظهرت تقنية جديدة تغلبت على معظم المشاكل التي تواجه المؤسسات في تسيير أعمالها وهو ما سنتكلم عنه إن شاء الله في هذه التدوينة المكونة من خمس أجزاء ، نفصل من خلال هذه الأجزاء كافة الجوانب التعريفية لكافة تفاصيل هذه التقنية والتي تبنتها مؤسسات عالمية وعربية مرموقة ..

ما هو ال ( Workflow ) ؟

– لا يوجد مصطلح علمي ” عربي “معتمد يصف هذا المصطلح الاجنبي إلا أنه جرت العادة على تقسيم هذا المصطلح إلى جزئين وترجمة كل جزء على حدة للوصول إلى معنى يعبر بشكل كافي عن المعنى المقصود به من المطلح الاجنبي حيث يترجم الجزء الأول

– ( Work ) بـ “عمل” أما الجزء الثاني ( flow ) فيترجم بـ “تدفق” لنحصل على ترجمة مقبولة للمصطلح الأصلي وهي ” تدفق العمل ” ، وتجدر الإشارة إلى أنه سيتم إستخدام هذه الترجمة في هذا التقرير .

–  يمكن تعريف تدفق العمل ببساطة على أنه حركة الوثائق أو المستندات أو الإستمارات والمهام المتعلقة بها لأداء معاملة عمل معينة .

–  يتم تنفيذ هذه الخطوات وفق ترتيب معين ووفق مجموعة من النظم والشروط للحصول على نتيجة .(تابعوا المقال بعد الفاصل )

ما هو ال ( Workflow Management System ) ؟

 بحسب الطريقة السابقة تم ترجمة هذا المصطلح الاجنبي إلى ” نظم إدارة تدفق العمل ” . و هي عبارة عن حزمة من البرامج والتطبيقات والتي تستخدم لدعم وإدارة وإجراء
” تدفق عمل ” . 

 إن العديد من هذه الأنظمة توفر إمكانية القيام بعملية تقييس وتحليل لعملية , ” تدفق عمل ” معينة للحرص على معرفة نقاط الضعف أو المشاكل اللتي تواجه هذا الإجراء وبالتالي التغلب عليها لضمان سير عملية أو إجراء ” تدفق العمل ” على أفضل وجه ممكن .

 معظم هذه الأنظمة تتكامل مع أنظمة أخرى كأنظمة قواعد البيانات ، البريد الإلكتروني … إلخ ، هذا التكامل يوفر بنية و أساس قوي لتوثيق جميع الإجراءات أو عمليات
” تدفق العمل ” ، بالإضافة إلى توفير إمكانية إستفادة ( تكامل ) أنظمة أخرى مع النظام الحالي .

مميزات نظم إدارة تدفق العمل :

– أدوات للتعريف بالمعاملات :

أداة إما رسومية أو نصية للتعريف بمعاملة معينة ( جديدة ) .
أي حدث أو أجراء ضمن معاملة يجب أن ينتمي إلى موظف ضمن حدود متطلبات المعاملة أو بجهاز يؤدي وظيفة معينة خاصة بالمعاملة .

– المحاكاة والنمذجة :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية لمحاكاة ونمذجة ( عمل نماذج من الأجهزة والإجرائات والشروط والموظفين ) لبيئة العمل الخاصة بمعاملة معينة ، لفحص وإختبار جودة الأداء في حدود بسيطة قبل طرحه للإستخدام .

– إنشاء معاملة جديدة والتحكم بها :

طلب معاملة جديدة ( من قبل العميل ) وتسييرها وفقاً للإجرائات والخطوات المترافقة مع هذه المعاملة ” تدفق العمل “.

– آليه لإتخاذ القرار :

توجد شروط أو قوانين خاصة بكل عملية أو إجراء أو خطوة تقوم بها هذه العملة توضح كيفية الربط بين هذه الخطوات وربط المتطلبات الخاصة بها وإتخاذ القرارات وفقاً لهذه الشروط .

– توجيه الوثائق :

تمكن هذه الميزة من إضافة التعليقات والتعليمات من أي من المستخدمين أو الأجهزة الخاصة بنظام تدفق العمل واللتي تدلل على شيء معين ، هذه الخدمة لا تؤثر إطلاقاً على المستند الأصلي .

– الأدوات المضمنة :

مجموعة من البرامج والأدوات الإضافية اللتي قد تكون هناك حاجة لإستخدامها في تنفيذ خطوة معينة تتعلق بهذه المعاملة مثل معالج الكلمات أو معالج الصور أو غيره من الادوات الإعتيادية ( التقليدية ) .

– توفير قوائم بالأعمال والمهام :

ضمن حدود نظام إدارة تدفق العمل يوجد مجموعة من الأشخاص والأجهزة التي تقوم بإتمام خطوة ضمن الخطوات المخصصة لإنهاء معاملة معينة كل جزء من هذه المنظومة قد يصل له أكثر من مهمة لأدائها في نفس الوقت ، هذه الأداة تقوم بترتيب هذه المهام وفق أهميتها ونوعها .

– تنفيذ الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً :

يمكن تنفيذ مجموعة من الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً ، ككتابة رسالة مثلاً أو إرسال طلب إلى طرف أخر في المنظومة لإنهاء إجراء معين .

– منبه للأحداث المتعلقة بمعاملة معينة :

قد تتطلب بعض الإجرائات تفاعل معين من قبل صاحب المعاملة مثلاً التوقيع على مستند معين أو دفع رسوم معينة أو إعلامه بإنتهاء المعامله كل هذه الإجرائات واخرى متعلقة تنفذ من قبل هذه الاداة .

– موزع للرسائل والبريد :

أداة توفر خدمة لإرسال وإستقبال الرسائل والبريد ضمن حدود المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” .

– مراقب الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة :

يمكن النظام من متابعة الإجرائات والمواعيد الخاصة بكل معاملة خطوة بخطوة أولاً بأول .

– الوصول إلى معلومات من خلال الإنترنت :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية الوصول ومتابعة المعاملات من خلال الإنترنت ، بالإضافة إلى توفير إمكانية أداء أو الإطلاع على معلومات وشروط وأخداث متعلقة بمعاملة معينة دون الحاجة إلى الحضور الشخصي إلى المؤسسة.

– الإدارة والأمان :

توفير نظام متكامل لإدارة المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” من خلال التحكم وتوزيع الصلاحيات الأمنية والتنفيذيه والتحكم بعملية النسخ الإحتياطي والإستعادة والعمليات الأمنية ومراقبة النظام وكل ما يخص الإدارة والأمان .

|| أنتهى الجزء الأول أتمنى أن يلاقي هذا الجزء القبول والتشجيع ( هذي أول تدوينه لي ) وأي إستفسار أنا جاهز…

أخوكم أحمد النيب
 

  • الترجمه الصحيحه لـ Workflow هي “سير العمل” العمل لا يتدفق, راجع http://wiki.arabeyes.org/techdict:Workflow

    • أحمد النيب

      ملاحظة جيدة أخي العزيز

      أشكرك على تجاوبك السريع مع التدوينة

  • ألف ألف ألف شكر لك أخوي أحمد النيب وكما شرفنا وجودك معنا في عالم التقنية

    وبارك الله فيك على هذا الموضوع الرائع جداً

    وانا بصراحه استفدت منه كثيراً

    سواء تدفق العمل ولا سير العمل كله واحد

    وأحب (( اشكر )) على الموضوع الرائع

    اطيب تحياتي 🙂

  • ابو مشاري

    أخي كاتب الموضوع
    شكرا جزيلا لك موضوع أنا مهتم به شخصيا وابحث عن برامج تساعد في تنظيم العمل لدى الجهة التي أعمل لها.

    اتمنى أن تستمر السلسة وأن تتوسع أكثر في هذا المجال وما هي المتطلبات التي تحتجها بيئة العمل لتحقيق وتطبيق مثل هذه الأنظمة.

    سؤالي لك أخي الكريم ما هي الأنظمة أو البرامج التي تعتقد أنها مناسبة لبيئة عمل تهتم بمجال التدريب في القطاع العام (كلية).

    تحياتي لك

  • أحمد النيب

    أخي عبدالملك أشكرك على كلماتك الطيبة
    وصدقني أخي لي الشرف للكتابة في عالم التقنية
    ———
    أخي أبو مشاري
    أطمنك إن السلسلة مكتملة وجاهزة وخلال الأسبوع القادم بنزل الجزء الثاني إن شاء الله ….
    بالنسبة للبيئة التي تهتم بمجال التعليم والتدريب فهي أخي أنظمة ال(LMS:Learning Managment system)
    سأحاول التكلم عنها مستقبلا إن شاء الله

    تقبلوا أرق التحية مني

  • أشكرك اخي الحبيب على المقال الرائع
    من أجمل انظمة سير العمل التي عملت عليها هو نظام سير العمل الخاص بنظام ادارة علاقات العملاء من مايكروسوفت النسخة الرابعة
    كذلك انظمة سير العمل في برنامج
    اوراكل E-business suite 12
    لكن مايكروسوفت تفوقت عليه في البساطة والوضوح وشموليته للنظام بالكامل حتى في ادق تفاصيله ونكامله مع البريد الالكتروني بالمؤسسة
    يمكن للشركات الصغيرة الاستفادة من برامج مستندات جوجل Google App فهي توفر مشاركة للملفات وتتبع لتطور المستندات وارسال التعديلات الى البريد الالكتروني … كل هذا مجانا بالطبع
    تحياتي للجميع وفي انتظار باقي الحلقات وفقك الله

  • hany

    عايزه امثله علي
    workflow management system

    من فضلكم ضروري عشان انا ناور يكون مشروع التخرج

  • مقالتك هذه من افضل ما قرأت عن “سير العمل” وانا مهتم بهذه المواضيع واكثر من ذلك, واتمنى ان نتعاون مستقبلا لإثراء المحتوى العربي حول هذه التقنيات.

  • شكراً لك على هذه المقالة و يوجد Workflow & BPM منافس و قوي يستعمل في إحدى حكومات الدول العربية يمكن الإطلاع عليه و شراءه اونلاين على هذا الموقع http://invest4all.com

  • ابوبكر الطائف

    مقال مفيد ،،، كنت أبحث عنه ،،، حيث أعمل حالياً على بناء نظام إدارة موارد وأريد أن أضمن فيه عمليات تدفق العمل ،،، شكر لك ،، هذا المقال الوحيد الذي وجدته باللغة العربية

تعليقات عبر الفيسبوك